Kassenführung

Von 22. Januar 2017Allgemein

Ordnungsgemäße Kassenführung

Die Finanzverwaltung bemängelt vermehrt die Kassenführung von Unternehmen. Insbesondere weil Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten werden. Gerade diese formellen Fehler können im Rahmen von Betriebsprüfungen zu nicht unerheblichen Zuschätzungen führen. Zudem besteht die Gefahr, dass die Finanzverwaltung die gesamte Buchführung verwerfen kann, was den Weg für weitere Zuschätzungen bietet. Zuschätzungen führen zu einem höheren Gewinn und damit zu höheren Steuern (z. B. Einkommen-, Körperschaft-, Gewerbe-, Umsatzsteuer und Solidaritätszuschlag).

Wie eine Kasse ordnungsgemäß zu führen ist, hat der Gesetzgeber allerdings nicht geregelt. Die anzuwendenden Regeln wurden im Wesentlichen von den Gerichten aus den allgemeinen Buchführungsvorschriften abgeleitet.

Während sich die Prüfer des Finanzamts bislang auf die Belegeinsicht beschränkt haben, kommt seit einigen Jahren auch eine Prüfsoftware zum Einsatz, die z. B. Kassenminusbestände und andere Fehler auf Knopfdruck aufzeigen kann.

Um dem Finanzamt erst gar nicht die Möglichkeiten für Zuschätzungen zu bieten, ist es erforderlich, dass die Kasse ordnungsgemäß geführt wird – sowohl formell als auch sachlich korrekt. Kommen elektronische Kassensysteme zum Einsatz, muss sichergestellt werden, dass zusätzlich die Anforderungen zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeldgeschäften gemäß dem Schreiben vom 26. November 2010 des Bundesministeriums der Finanzen (nachfolgend: BMF) erfüllt werden.

 

Wer ist zur Kassenführung verpflichtet?

a) alle Buchführungspflichtigen („Bilanzierer“)

Alle Unternehmen, die nach handelsrechtlichen Vorschriften (§ 238 HGB) oder steuerrechtlichen Vorschriften (§ 141 AO) zur Buchführung verpflichtet sind (so genannte „Bilanzierer“), müssen eine Kasse führen.

b) „Einnahme-Überschuss-Rechner“

Erfolgt die Gewinnermittlung durch eine Einnahme-Überschuss-Rechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG besteht zwar keine gesetzliche Verpflichtung zur Kassenführung. Dennoch sind die Einnahmen und Ausgaben mindestens durch chronologische Ablage der Barbelege vollständig und richtig aufzuzeichnen. Das folgt aus § 22 UStG i. V. m. §§ 63 ff. UStDV.

Werden freiwillig Kassenbücher geführt, dann gelten die Vorschriften zur ordnungsgemäßen Kassenführung auch für diese Kassenbücher.

Kommen elektronische Kassen zum Einsatz, dann sind die Vorschriften und Anforderungen beim Einsatz solcher Kassensysteme ebenfalls zu beachten.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung kann der Umsatz jedoch nur dann richtig ermittelt werden, wenn eine schriftliche Kasse geführt wird. In der Praxis führt das regelmäßig zu Diskussionen und Streitigkeiten, sodass die Führung eines Kassenbuchs oder eines Kassenberichts zur Nachweisführung trotzdem zu empfehlen ist.

 

Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und der Kassenführung

Nach § 145 Abs. 1 AO muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten (z. B. dem Betriebsprüfer) innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermittelt. Dabei müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Selbstverständlich müssen die Buchungen und die sonstigen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO).

Die Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), wobei dieses „sollen“ im Regelfall ein „müssen“ ist. Nur in betriebsbedingten Ausnahmefällen können die Aufzeichnungen am nächsten Tag nachgeholt werden. Im Normalfall müssen die täglichen Aufzeichnungen so beschaffen sein, dass jederzeit ein Abgleich zwischen dem Soll- und dem Ist-Bestand erfolgen kann (so genannte Kassensturzfähigkeit). Liegt die Kassensturzfähigkeit nicht vor, enthält die Buchführung einen schwerwiegenden (und im Nachhinein nicht mehr korrigierbaren) formellen Mangel und bietet der Finanzverwaltung die Möglichkeit für Zuschätzungen.

 

Praktische Hinweise zur Kassenführung

  • Jeder Kassenbewegung muss ein Beleg zu Grunde liegen (Belegzwang). Ggf. ist ein Eigenbeleg anzufertigen, der förmlich und sachlich richtig und im laufenden Geschäftsbetrieb üblicherweise erstell wird (z. B. für Trinkgelder).
  • Die Belege sind fortlaufend zu nummerieren. Im Kassenbuch ist die entsprechende Belegnummer anzugeben. Praktischerweise kann die Nummerierung jährlich neu bei „1“ beginnen.
  • Die Verwendung eines Bleistifts bei der Anfertigung der Aufzeichnungen ist ein schwerer formeller Mangel.
  • Nachträgliche Änderungen, z. B. durch Überschreiben, Radieren, „Weiss-machen“ etc.) sind ebenfalls formelle Mängel.
  • Die Einnahmen und Ausgaben müssen täglich aufgezeichnet werden. Eine rückwirkende Erfassung führt aufgrund der fehlenden Kassensturzfähigkeit zu formellen Mängeln.
  • Der Soll-Bestand muss jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse übereinstimmen (Kassensturzfähigkeit). Deshalb ist der Bestand durch tägliches Zählen zu prüfen. Dabei auftretende etwaige Differenzen, die in der Praxis nicht ungewöhnlich sind, sind im Kassenbuch auszuweisen.
  • Kassenfehlbeträge (negative Kassenbestände) sind nicht möglich!
  • Jede Bareinnahme und Barausgabe ist grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen.
    • Ausnahme: Werden Waren von geringem Wert (< EUR 15.000) an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft, ist es nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs nicht erforderlich, die baren Betriebseinnahmen im Einzelhandel einzeln aufzuzeichnen.
    • In diesen Fällen genügt es, wenn die Summe der Tageseinnahmen aufgezeichnet wird, wobei sich aus anderen Belegen, z. B. Registrierkassenstreifen, Tagesendsummenbons, Kassenzettel etc., ergeben muss, wie sich die Summe zusammensetzt. Die eben genannten Belege sind den Kassenaufzeichnungen beizufügen und mit aufzubewahren.
    • Diese Ausnahme gilt z. B. nicht für Bareinnahmen
      • im Hotel- und Beherbergungsgewerbe,
      • von Autoreparaturwerkstätten,
      • im Restaurants und Gaststätten für Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Tagungen etc.,
      • von Freiberuflern und Handwerkern, da die Mandanten und Kunden in jedem Fall bekannt sind,
      • aus einzelnen Taxifahrten.
    • Diese Ausnahme gilt nicht für Betriebsausgaben, Privateinlagen und Privatentnahmen. Diese sind immer einzeln aufzuzeichnen.
  • Wird Geld aus der Kasse entnommen, um es auf dem Bankkonto einzuzahlen, ist dieser Vorgang als Auszahlung im Kassenbuch einzutragen.
  • Wird Geld vom Bankkonto in die Kasse eingelegt, so ist dieser Vorgang im Kassenbuch als Einlage zu erfassen.
  • Privateinlagen und -entnahmen sind ebenfalls täglich im Kassenbuch zu vermerken.
  • Werden betriebliche Aufwendungen privat verauslagt und später aus der Kasse erstattet, ist die Erstattung mit dem Datum der Auszahlung aus der Kasse im Kassenbuch einzutragen; nicht mit dem Belegdatum.
  • Bei Schecks, Wechsel, EC- und Kreditkarteneinnahmen handelt es sich nicht um Bargeld. Deshalb dürfen diese unbaren Vorgänge nicht im Kassenbuch erfasst werden.
  • Auch wenn die Kasse elektronisch geführt wird, sind sämtliche Ursprungsbelege aufzubewahren.

 

Arten der Kassenführung

Von Seiten der Finanzverwaltung gibt es keine Vorschriften, wie die Aufzeichnungen vorzunehmen sind. Sie können manuell (z. B. mittels Kassenbuch und Kassenbericht), elektronisch oder in einer Zwischenlösung unter Verwendung elektronischer Kassen geführt werden.

Bei der Nutzung von elektronischen Kassenbüchern sind die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und auch die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten.

Wichtig: Daten in diversen Kalkulationsprogrammen, z. B. Microsoft Excel, sind in der Regel nachträglich änderbar und werden deshalb häufig von Betriebsprüfern nicht anerkannt. Bei der Auswahl eines geeigneten Programms ist deshalb darauf zu achten, dass es sich um ein revisionssicheres Programm handelt, was die GoBS und die GDPdU erfüllt.

 

Kassenbuch

In einem Kassenbuch werden sämtliche Bargeldbewegungen (Einnahmen, Ausgaben, Privateinlagen und Privatausgaben) eines Unternehmens erfasst. Die Aufzeichnungen werden dabei einzeln, chronologisch und lückenlos untereinander eingetragen, sodass es jederzeit möglich ist, den Soll-Bestand mit dem Ist-Bestand abzugleichen. Der Ist-Bestand wird zu Dokumentationszwecken üblicherweise in der Spalte „Bestand“ eingetragen.

Statt jeden Umsatz einzeln aufzuzeichnen, kann alternativ der Tagesumsatz in einer Summe aus den Handaufzeichnungen (z. B. Umsatzlisten, Abrechnungsblöcken etc.) oder bei Verwendung elektronischer Registrierkassen mittels Z-Bon übernommen werden. Die Handaufzeichnungen und Z-Bons als so genannte Ursprungsbelege sind unbedingt aufzubewahren.

Z-Bons enthalten in der Regel folgende Angaben:

Datum und Uhrzeit des Ausdrucks (Betriebsprüfer können die Uhrzeit der Z-Bons mit den Geschäftszeiten abgleichen und Vermutungen anstellen, dass ggf. Umsätze fehlen, die nach Ausdruck des Z-Bons und vor Ladenschluss erfolgt sein könnten.)

  • Fortlaufende Nummer des Z-Bons
  • Stornierungen und Retouren,
  • Zahlungsarten, wie bar, Scheck, EC-Karte etc.
  • Tagesumsätze (brutto und netto, getrennt nach Steuersätzen)

Bei Verwendung elektronischer Kassensysteme sind auch die Hinweise zu den „Elektronischen Kassen“ (Punkt 4.3) zu beachten.

 

Kassenbericht

Kommt eine so genannte offene Kasse zum Einsatz (z. B. übliche Geldkassette, Zigarrenkiste etc.) kann der Tagesumsatz durch einen Kassenbericht ermittelt werden.

Bei diesem Verfahren ist täglich zum Geschäftsabschluss der Inhalt der Kasse zu zählen. Dieser Bestand (sowohl die Geldscheine als auch die Münzen) ist im fortlaufend nummerierten Kassenbericht zu vermerken. Der Tagesumsatz wird folgendermaßen ermittelt:

gezählter Tagesendbestand
+     betriebliche Barausgaben (z. B. für Wareneinkäufe)
+     Privatentnahmen
+     Entnahmen für Einzahlungen auf dem betrieblichen Bankkonto
–      Einlagen vom betrieblichen Bankkonto
–      Privateinlagen
–      Kassenbestand des Vortrags
        =     Bareinnahmen/ -umsatz des Tages

Retrograd wird anschließend unter Berücksichtigung der Ausgaben des laufenden Geschäftstages (z. B. für Wareneinkäufe, Privateinlagen, Privatentnahmen etc.) und des Kassenbestands des Vortages der Tagesumsatz ermittelt.

 

Elektronische Kassen

Elektronische Kassen müssen die gleichen Anforderungen erfüllen wie manuell geführte Aufzeichnungen. Dabei ist hierbei besonders darauf zu achten, dass einmal eingegebenen Daten nicht nachträglich veränderbar sind bzw. dass Stornierungen und nachträgliche Änderungen ebenfalls revisionssicher protokolliert werden, sodass die ursprünglichen Eingaben jederzeit rekonstruiert werden können.

Bei der Auswahl eines elektronischen Kassensystems oder einer elektronischen Registrierkasse ist es empfehlenswert, wenn ein entsprechendes Testat über die Ordnungsmäßigkeit des elektronischen Systems vorliegt.

Sämtliche Auswertungen von elektronischen Registrierkassen sind Teile der Buchhaltungsunterlagen und sind auf Anforderung der Finanzverwaltung vorzulegen. Es ist deshalb wichtig, dass die Tagesendsummenbons (Z-Bons) am Ende eines jeden Arbeitstags ausgedruckt, fortlaufend nummeriert und aufbewahrt werden, um die Vollständigkeit der Einnahmen zu dokumentieren. Beim Ausdruck eines Z-Bons wird der interne Speicher der elektronischen Kasse wieder auf Null gesetzt.

Im Gegensatz zum Z-Bon wird der interne Speicher bei einem X-Bon nicht auf Null zurückgesetzt, sodass X-Bons zur täglichen Dokumentation nicht geeignet sind.

Die Einsatzorte und die Einsatzzeiträume elektronischer Kassen sind zu protokollieren. Die zur elektronischen Kasse gehörenden

  • Betriebsanleitungen,
  • Programmieranleitungen,
  • Einrichtungsprotokolle,
  • Anweisungen zum Ausdruck oder zum Unterdrücken gewisser Daten,
  • Änderungsprotokolle,
  • Tagesendsummenbons (Z-Bons),
  • Registrierkassenstreifen und
  • alle weiteren kassenspezifischen Dokumente und Unterlagengehören ebenfalls zur Buchhaltung und unterliegen der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht.

Werden die geforderten Daten und Arbeitsanweisungen nicht vorgelegt oder der Zugriff auf die elektronischen Kassen verweigert, kann die Finanzverwaltung ein Verzögerungsgeld in Höhe von EUR 2.500 bis EUR 250.000 festsetzten. Zudem hat die Finanzverwaltung bei Verletzung der Aufbewahrungspflichten auch das Recht für Zuschätzungen.

 

Altgeräte

Im BMF-Schreiben vom 26. November 2010 hat die Finanzverwaltung die gesetzlichen Anforderungen (GDPdU), die an elektronische Kassensysteme gestellt werden, konkretisiert. Ab dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch Kassensysteme zum Einsatz kommen, die den geforderten Anforderungen entsprechen.

Für so genannte Altgeräte, die zurzeit diese Voraussetzungen noch nicht erfüllen, gibt es eine Übergangs- oder Härtefallregelung. Danach können diese Altgeräte „weiterhin“ bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden. Voraussetzung ist aber, dass alle technisch möglichen Geräteanpassungen im Hinblick auf die Datenspeicherung und Lesbarmachung zwingend und unverzüglich umgesetzt werden. Die Feststellungslast, dass eine technische Anpassung nicht möglich ist, trägt der Unternehmer; ebenso wie die Kosten der technischen Anpassung.

In der Praxis gibt es verschiedene elektronische Kassentypen:

  1. Registrierkassen mit zwei Drucklaufwerken,
  2. Registrierkassen mit einem Drucklaufwerk und
  3. Registrierkassen mit Schnittstellenfunktion.

Die Übergangsregelung kommt im Wesentlichen für den Kassentyp 1 und 2 zur Anwendung, da diese Kassen bauartenbedingt im Allgemeinen nicht die Voraussetzungen der GDPdU erfüllen können. Ob und in wieweit eine technische Nachrüstung sinnvoll ist, ist im jeweiligen Einzelfall zu klären.

Beim Kassentyp 3 muss sich der Unternehmer mit dem Kassenhersteller in Verbindung setzen und prüfen lassen, ob eine Softwareanpassung und Speichererweiterung möglich sind, um so die geforderten Anforderung zu erfüllen.

Hinsichtlich der Übergangsregelung ist auf folgendes hinzuweisen: Gemäß dem BMF-Schreiben gilt die Übergangsregelung bis 31. Dezember 2016 für „weiterhin“ verwendete Kassensystem. Nach Auffassung der Finanzverwaltung gilt die Übergangsregelung nicht für die Anschaffung von neuen oder gebrauchten Altgeräten, die nicht GDPdU-konform sind. Demgegenüber vertreten einige Kassenhersteller die Auffassung, dass der Begriff „weiterhin“ dahingehend auslegen ist, dass bis zum 31. Dezember 2016 auch weiterhin nicht GDPdU-konform Kassen verkauft werden dürfen.

In Anbetracht, dass ab dem 1. Januar 2017 nur noch GPDdU-konforme Kassen eingesetzt werden dürfen, sollte schon jetzt beim Kauf einer neuen oder gebrauchten Registrierkasse darauf geachtet werden, dass diese GDPdU-konform ist. Anderenfalls besteht das Risiko, dass die Finanzverwaltung die Kassenführung mit der neu angeschafften Kasse verwirft. Zudem können Kosten für eine zwingend vorzunehmende Nachrüstung, oder sofern diese technisch nicht möglich ist, für eine weitere Neuanschaffung einer GDPdU-konformen Kasse anfallen.

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Die vorstehenden Informationen bieten einen Überblick über die wesentlichen Eckpunkte und ersetzen keine individuelle Beratung.

Wenn Sie Fragen zum Thema haben, sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gern.

Rainer Klaus

Author Rainer Klaus

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