Wie Sie Ihre Rechnungen richtig digitalisieren

Von 24. Juli 2018Digitale Buchhaltung

Was Sie beim Einscannen von Belegen beachten müssen

Winzige Tankquittungen, ellenlange Bewirtungsbelege, mehrfach getackerte Rechnungen – wenn Sie Ihre Papierbelege digitalisieren möchten, ist das Einscannen manchmal gar nicht so einfach. So manches Unternehmen würde gern die Vorteile der digitalen Buchhaltung nutzen, kann dem Steuerberater aber keine korrekten digitalen Belege liefern.

Mit ein paar Vorüberlegungen ist das Scannen Ihrer Belege kein Problem. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, worauf Sie achten müssen, wenn Sie Ihre Rechnungen richtig digitalisieren wollen.

 

1. Achten Sie auf eine ausreichende Scanqualität

Damit eingescannte Belege vom Steuerberater oder einer Buchhaltungssoftware weiterverarbeitet werden können, müssen sie gut lesbar sein. Wählen Sie dafür zunächst einen guten Scanner, der eine hohe Scanqualität liefert. Diese ist bei professionellen Scannern in der Regel eher zu finden als bei Multifunktionsgeräten.

Beim Scannen selbst müssen Sie die richtige Auflösung einstellen. Je höher die Auflösung ist, desto klarer erscheinen Texte und Bilder in Ihren Rechnungen. Dokumente in Druckqualität haben eine Auflösung von mindestens 300 dpi. Eine noch höhere Auflösung verbessert meistens nicht wesentlich die Qualität, erhöht aber die Dateigröße. Deshalb wählen Sie am besten 300 dpi für Ihre digitalen Belege.

2. Bereiten Sie Ihre Papierbelege zum Digitalisieren vor

Papierbelege kommen manchmal in ganz unterschiedlichen Formen bei Ihnen an – gefaltet, geklammert, mit Ösen versehen. Planen Sie deshalb auch ein wenig Zeit ein, um Ihre Rechnungen für die Digitalisierung vorzubereiten.

Entfernen Sie vor dem Scannen Ösen und Klammern und glätten Sie gefaltete Dokumente, damit Sie die einzelnen Seiten ordentlich einscannen können. Nach dem Scanvorgang können Sie diese wieder zusammenheften.

3. Verwenden Sie Scanhüllen für kleinformatige Belege

Falls Sie Rechnungen in einem kleineren Format als A4 digitalisieren wollen, zum Beispiel Quittungen, Kassenbons oder Parkbelege, nutzen Sie am besten eine Scanhülle. Diese Kunststoffhülle mit transparentem Vorderteil sorgt dafür, dass kleinformatige Belege nicht beim Scannen verrutschen. So können Sie auch mehrere kleine Rechnungen nebeneinander angeordnet einscannen. Mit Scanhüllen können Sie außerdem faltige und unebene Papierbelege besser erfassen.

Professionelle Scanner haben auch Bildoptimierungsfunktionen, mit denen Sie kleinere Scans auf die passende Größe zuschneiden und gerade ausrichten können.

4. Reduzieren Sie die Dateigröße

Im Laufe der Jahre können sich durch die Digitalisierung Ihrer Belege schnell große Datenmengen ansammeln. Gerade wenn Sie unterwegs auf Ihre Daten zugreifen und diese übertragen wollen, kann es zu Problemen kommen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie von Anfang an darauf achten, die Dateigröße trotz hoher Scanqualität so klein wie möglich zu halten.

Die Dateigröße ist zum Beispiel abhängig davon, ob Sie in Schwarz-Weiß scannen oder in Farbe. Außerdem spielt das Dateiformat eine Rolle. Meistens haben Sie bei Ihrem Scanner die Auswahl zwischen den Formaten TIF, JPG, PDF und PDF-A.

Da das Format PDF-A standardisiert ist und damit auch zukünftig noch lesbar sein sollte, ist es die beste Wahl für eine langfristige Archivierung. Löschen Sie auch weiße Seiten in den Dokumenten, die Sie nicht brauchen. Sie erhöhen nur unnötig die Dateigröße.

5. Verwenden Sie nur sichere Apps mit dem Smartphone

Belege schnell mit dem Smartphone zu fotografieren, ist eine komfortable Alternative zum Scanner. Gerade wenn Sie unterwegs sind und kleinformatige Barbelege wie Tankquittungen und Parkhaus-Tickets erfassen wollen, ist die Belegerfassung per Smartphone eine praktische Lösung.

Aus Sicherheitsgründen sollten Sie dabei nur spezielle Apps wie DATEV Upload mobil verwenden. Damit können Sie Ihre Belege gleich auf sicherem Weg in Ihrem digitalen Belegarchiv ablegen, auf das dann Ihr Steuerberater zugreifen kann.

Falls Sie Ihre Buchhaltung mit einer Buchhaltungssoftware selbst erledigen, enthalten die gängigen Programme meistens auch eine passende App für das Erfassen der Belege mit dem Smartphone.

Wenn Sie sich einen guten Scanner zulegen und auf eine hohe Scanqualität achten, können Sie Ihre Belege selbst korrekt digitalisieren und machen einen wichtigen Schritt in Richtung digitale Buchhaltung.

Kennen Sie andere Unternehmer, die ihre Buchhaltung ebenfalls digitalisieren wollen? Dann teilen Sie doch den Beitrag mit ihnen.

 

 

 

 

 

 

 

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