Digitalisierung

Digitalisierung des Rechnungswesens


Unternehmerisches Handeln hat sich in den vergangenen Jahren durch die Digitalisierung enorm verändert. Der Besteuerungsprozess bildet hier keine Ausnahme. Steuererklärungen auf Papier gehören bereits jetzt weitestgehend der Vergangenheit an. Stattdessen gewinnt die elektronische Kommunikation zwischen Steuerpflichtigen bzw. ihren Beratern und den Finanzbehörden immer weiter an Bedeutung. Bereits jetzt ist die elektronische Übermittlung von Steuererklärungen und Bilanzen gesetzlich vorgeschrieben.

Die Digitalisierung im Besteuerungprozess beginnt jedoch nicht erst in der Steuerkanzlei. Zur Beschleunigung des Belegtransfers wird zunehmend auf vorhandene Vorsysteme des Mandanten, z. B. Faktura oder DMS-Systeme, zugegriffen.  Das reduziert den Bearbeitungsaufwand, rückt die dort eingesetzte Software jedoch in den Fokus der Finanzverwaltung.

Wer sich nämlich digitaler Hilfsmittel bedient, muss sicherstellen, dass diese rechtskonform sind. Beim Benutzen einer Software ist es wichtig, dass die Überprüfbarkeit von Änderungen, Löschungen oder Ergänzungen durchgeführt werden kann. Die Finanzverwaltung stellt eindeutig klar, dass bei digitaler Buchhaltung Maßnahmen ergriffen werden müssen, die gegen Datenverlust wirken und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen schützen.
Daher ist es dem Finanzamt wichtig, festzustellen, welche Änderungen vorgenommen worden sind und wann. Im Falle die Finanzverwaltung Mängel in der digitalen Buchführung erkennt, ist der Aussteller der Zertifikate oder Testate dafür verantwortlich und wird in die Haftung genommen.

Als Steuerberater legen wir bereits aufgrund der eigenen berufsrechtlichen Standards höchsten Wert auf ein funktionierendes IT-Sicherheitskonzept in unserer Kanzlei. Unsere Mandanten unterstützen wir bei der Schaffung einer steuerrechtskonformen Beleg- und IT-Struktur, z. B. durch Erstellung von Verfahrensdokumentationen zur Belegablage oder zum ersetzenden Scannen.


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Digitalisierung im Überblick


Verfahrensdokumentationen „Belegablage“ und „Ersetzendes Scannen“

Die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlichten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gelten für Veranlagungszeiträume ab dem 1.1.2015.

Um die darin formulierten strengen Voraussetzungen zur GoBD-Konformität hinsichtlich Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie Sicherung vor Verlust zu erfüllen, ist die Erstellung einer dementsprechenden Verfahrensdokumentation notwendig.
Die GoBD fordern für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Wir unterstützen Sie bei diesem Prozess durch Einsatz einer elektronischen Checkliste. Darin teilen Sie uns einfach die in Ihrem Unternehmen befindlichen Soft- und Hardewarekomponenten sowie die Namen der mit den GoBD-Prozessen befassten Mitarbeiter mit.  Im Rahmen eines daran anschließenden ca. 45-minütigen Interviews (geschätzter Zeitaufwand für eine einfache IT-Struktur) erhalten wir dann die erforderlichen Informationen zu den Arbeitsabläufen rund um die Belegablage und Buchhaltung in Ihrem Unternehmen. Fertig.

Digitale Datenanalyse

Regelmäßige Datenanalysen unterstützen die Verlässlichkeit der Daten und die Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit von Unternehmensprozessen sowie die Optimierung von Geschäftsabläufen. Risiken und Chancen sowie Entwicklungen und Trends sind schnell erkennbar. Sicherheitslücken oder betrügerische Handlungen können zeitnah aufgedeckt werden und verhindert werden. Digitale Datenanalysen tragen darüber hinaus maßgeblich zur Erhöhung der Datenqualität und Sicherheit im Unternehmen bei.

Mit Hilfe der Analysesoftware DATEV-Datenprüfung führen wir  digitale Datenanalysen durch. Anlassbezogen oder präventiv.

Einbindung von Vorsystemen durch Schnittstellennutzung

Die Anbindung von Vorsystemen an das DATEV-Rechnungswesen vermeidet Doppelerfassungen und führt dadurch maßgeblich zu effizienteren Arbeitsabläufen. Bei Einsatz von Vorsystemen, z. B. zur Rechnungsschreibung oder Dokumentenablage (DMS) prüfen unsere IT-Mitarbeiter ob und inwieweit  eine Nutzbarmachung erfolgen kann.