Was die Deutsche Rentenversicherung in puncto Mindestlohn prüft

Von 26. Januar 2018Löhne und Gehälter

Erste Erfahrungen nach drei Jahren Mindestlohngesetz

Nach jahrelangen Debatten wurde der gesetzliche Mindestlohn vor drei Jahren in Deutschland eingeführt. Seit dem 1. Januar 2018 gilt er nun in allen Branchen. Mit dem Mindestlohngesetz (MiLoG) wurde aber nicht nur ein allgemeiner Mindeststundensatz festgeschrieben, sondern auch umfangreiche Arbeitgeberpflichten. Bei den regelmäßigen Betriebsprüfungen kontrolliert die Deutsche Rentenversicherung (DRV) nun auch die Einhaltung der Mindestlohnvorschriften.

In diesem Blogbeitrag sprechen wir über die ersten Erfahrungen unserer Mandanten mit den Sozialversicherungsprüfungen und geben Ihnen Tipps, worauf die Deutsche Rentenversicherung besonders achtet.

So hat sich der gesetzliche Mindestlohn seit der Einführung verändert

Nachdem der Mindestlohn am 1. Januar 2015 mit 8,50 Euro eingeführt wurde, gab es zunächst noch Sonderregelungen für bestimmte Tarifverträge und Berufsgruppen wie Zeitungszusteller. Diese Übergangsfrist ist inzwischen abgelaufen – seit 1. Januar 2018 muss der gesetzliche Mindestlohn von 8,84 Euro in allen Branchen gezahlt werden. Die Höhe des Mindestlohns wird alle zwei Jahre angepasst, sodass die nächste Anpassung zum 1. Januar 2019 erfolgt.

Ausnahmen vom Mindestlohn gibt es aber weiterhin für:

  • Jugendliche unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung
  • Auszubildende im Rahmen der Berufsausbildung
  • Langzeitarbeitslose während der ersten sechs Monate ihrer Beschäftigung (nach Beendigung der Arbeitslosigkeit)
  • Praktikanten bei einem Pflichtpraktikum oder freiwilligen Praktikum bis zu drei Monaten
  • Jugendliche, die an einer Einstiegsqualifizierung als Vorbereitung zu einer Berufsausbildung teilnehmen
  • ehrenamtlich Tätige

Erweiterte Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz

Bereits vor der Einführung des gesetzlichen Mindestlohns waren Arbeitgeber und Entleiher verpflichtet, nach dem sogenannten Arbeitnehmer-Entsendegesetz für die dort erfassten Branchen  die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Mit dem Mindestlohngesetz wurde diese Aufzeichnungspflicht ausgedehnt. Ihre Dokumentationspflicht als Arbeitgeber gilt nun auch für folgende Arbeitnehmer:

  • geringfügig Beschäftigte
  • Arbeitnehmer in einer der in § 2a SchwarzArbG genannten Branchen, zum Beispiel:
    • Baugewerbe
    • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
    • Spedition- und Transportgewerbe
    • Gebäudereinigungsgewerbe

 Was Arbeitgeber dokumentieren müssen

Als Arbeitgeber müssen Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie die Überstunden Ihrer Arbeitnehmer dokumentieren – spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages. Die Aufbewahrungsfrist für diese Aufzeichnungen beträgt mindestens zwei Jahre.

Prüfungsschwerpunkte der Sozialversicherungsprüfung

Spätestens alle vier Jahre prüft die Deutsche Rentenversicherung, ob die Beiträge zur Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung in Ihrem Unternehmen korrekt abgeführt wurden. In der Regel kündigen sich die Prüfer mindestens 14 Tage vorher schriftlich an. Ad-hoc-Prüfungen ohne Vorankündigung erfolgen etwa bei Insolvenzverfahren, Hinweisen auf Schwarzarbeit beziehungsweise illegale Beschäftigung sowie auf Beitragshinterziehungen in größerem Umfang und bei Betriebsschließungen (Liquidationen).

Die Prüfungsschwerpunkte sind häufig:

  • Feststellung der Krankenversicherungspflicht beziehungsweise -freiheit
  • Betriebliche Altersversorgung (bAV)
  • Künstlersozialabgabe
  • GmbH-Geschäftsführer
  • Freie Mitarbeiter (Scheinselbstständigkeit)
  • Studenten, Praktikanten, Schüler, Rentner
  • Minijobs und kurzfristig Beschäftigte
  • Phantomlohn (laufende Entgelte)

Wie die ersten Prüfungen der Deutschen Rentenversicherung bei unseren Mandanten zeigen, wird die Einhaltung der Mindestlohnvorschriften regelmäßig mit kontrolliert. Mitunter waren dabei sogar Fahrtkostenerstattungen der Anlass, die Einhaltung des Mindestlohngesetzes auch während der Reisezeiten zu überprüfen. Zudem kontrollierten die Prüfer, ob die Unternehmen Arbeitsverträge, die vor dem 1. Januar 2015 geschlossen wurden, ordnungsgemäß an die neue Rechtslage angepasst haben.

Tipps für die Sozialversicherungsprüfung

  1. Halten Sie die erforderlichen Dokumentationspflichten ein.
  2. Sie können die Arbeitszeiten sowohl handschriftlich als auch elektronisch erfassen, zum Beispiel mithilfe von Excel-Listen oder Zeiterfassungssystemen.
  3. Sie können die Aufzeichnung auch an die Arbeitnehmer delegieren. Sie müssen aber dafür sorgen, dass die Aufzeichnungen richtig sind.

Arbeitgeber müssen bei den regelmäßigen Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung damit rechnen, dass die Einhaltung der Mindestlohnvorschriften schwerpunktmäßig mit kontrolliert wird. Wenn Sie sich an die Dokumentationspflichten halten, vermeiden Sie unnötige Angriffsflächen für die Prüfer.

 

 

 

 

 

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