Die Weihnachtsfeier als Betriebsausgabe

Von 13. November 2018Steuertipps

Wie Sie mit Ihren Mitarbeitern feiern und gleichzeitig Steuern sparen

Schon längst sind in Supermärkten Lebkuchen und Weihnachtskalender zu finden – da wird es Zeit, sich auch über die Weihnachtsfeier in der eigenen Firma Gedanken zu machen.

Möglichkeiten, sich bei den Mitarbeitern für ein erfolgreiches Geschäftsjahr zu bedanken und den Teamgeist zu stärken, gibt es viele. Doch was müssen Sie beachten, wenn Sie als Arbeitgeber die Weihnachtsfeier auch steuerlich geltend machen wollen?

In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, worauf Sie achten müssen, wenn Sie Ihren Mitarbeitern etwas Gutes tun und gleichzeitig Steuern sparen möchten.Unter diesen Bedingungen bleibt die Weihnachtsfeier steuerfrei

Das Finanzamt hat seit 2015 einige Bedingungen verschärft, unter denen die Betriebsweihnachtsfeier steuerfrei bleibt:

  • Pro Mitarbeiter darf die Weihnachtsfeier nicht mehr als 110 Euro brutto
  • Zu den Kosten pro Mitarbeiter zählen alle Kosten der Feier, nicht nur Speisen und Getränke.
  • Die Kosten pro Kopf werden aus der Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter errechnet (Angehörige werden dem Mitarbeiter zugerechnet).
  • Die Weihnachtsfeier darf erst die zweite Betriebsveranstaltung im Jahr
  • Es müssen alle Mitarbeiter einer Organisationseinheit, einer Abteilung, eines Standortes oder einer Filiale eingeladen sein.

In einem Punkt kommen die Finanzbehörden den Arbeitgebern entgegen: Bei den 110 Euro handelt es sich nicht mehr um eine Freigrenze, sondern um einen Freibetrag. Das heißt: Überschreiten Sie den Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter, dann müssen Sie nur den Teil versteuern, der über dem Freibetrag liegt, nicht den gesamten Betrag.

Was zählt zu den Kosten pro Mitarbeiter?

Vor 2015 zählten nur die Leistungen, die die Teilnehmer direkt konsumiert haben, zu den Kosten pro Kopf. Wenn Sie heute Ihre Betriebsweihnachtsfeier planen, müssen Sie neben Speisen und Getränken auch alle anderen Kosten wie Raummiete und Honorare für Künstler (zum Beispiel DJ), Servicepersonal und Eventmanager einberechnen.

 Bei den 110 Euro handelt es sich um den Bruttobetrag. Wenn Sie mit Nettobeträgen kalkulieren, dürfen Sie nicht mehr als 92,44 Euro pro Mitarbeiter einplanen.

Doch was passiert, wenn Ihre Weihnachtsfeier pro Kopf mehr kostet? Eigentlich müsste der Mitarbeiter auf den Anteil, der über dem Freibetrag liegt, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zahlen (Stichwort „geldwerter Vorteil“).

Da die Mitarbeiter sicher nicht begeistert sind, wenn sie für die Weihnachtsfeier Steuern zahlen müssen, können Sie als Arbeitgeber einspringen: Sie zahlen auf die Ausgaben, die über den Freibetrag hinausgehen, eine pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent (Lohnsteuerpauschalierung).

Wer zählt als Teilnehmer?

Auch wer als Teilnehmer der Weihnachtsfeier gilt, hat sich verändert. Sie können die Kosten pro Kopf nur noch anhand der Personen berechnen, die auch tatsächlich bei der Weihnachtsfeier anwesend waren.

Sie sollten also bei der Planung der Weihnachtsfeier damit rechnen, dass nicht alle der eingeladenen Mitarbeiter kommen werden. Auch bei spontanen Absagen sollten die Kosten pro Kopf nicht mehr als 110 Euro betragen. Einen gewissen Puffer einzuplanen, ist daher ratsam.

Wenn Angehörige der Mitarbeiter mitfeiern dürfen, können Sie diese übrigens seit 2015 nicht mehr mit zu den Teilnehmern zählen. Vorher konnten Arbeitgeber die Kosten der Weihnachtsfeier großzügig durch die Anzahl der Gäste (inklusive der externen) teilen. Heute werden die Kosten für mitfeiernde Angehörige dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet, wodurch die 110 Euro pro Mitarbeiter schnell erreicht sind.

 An der Anzahl der steuerfreien Betriebsveranstaltungen pro Jahr ändert sich im Übrigen auch nichts, wenn einzelne Arbeitnehmer an vorherigen Feiern nicht teilgenommen haben: Ab der dritten Firmenfeier gilt volle Steuerpflicht ohne Freibetrag. Bei mehr als zwei Veranstaltungen pro Jahr können Sie als Arbeitgeber aber wählen, für welche beiden Sie den Freibetrag in Anspruch nehmen wollen – und das unabhängig von der zeitlichen Abfolge der Events.

Was bei Minijobbern zu beachten ist

Wenn Sie bei den Kosten pro Kopf den Freibetrag nicht überschreiten, müssen Sie für Minijobber keine Besonderheiten beachten. Kostet die Weihnachtsfeier pro Arbeitnehmer mehr, können für Minijobber zusätzliche Kosten auf Sie zukommen.

Da der Anteil der Kosten über dem Freibetrag dann dem Lohn zugeschlagen wird, steigt der Lohn des Minijobbers auf mehr als 450 Euro. Dadurch gilt er als sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer – zumindest für den Monat, in dem die Weihnachtsfeier stattgefunden hat.

Damit die Weihnachtsfeier für Sie und Ihre Mitarbeiter tatsächlich steuerfrei bleibt, ist es wichtig, die Kosten pro Kopf vorher genau zu kalkulieren und einen Puffer zum Freibetrag einzuplanen. Dann steht einem unbeschwerten gemeinsamen Jahresausklang nichts mehr im Weg.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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