Vorbereitung ist alles: 5 Tipps für die Urlaubszeit als Unternehmer

Von 27. Juni 2019Steuertipps

Wie Sie als Chef entspannter Urlaub machen können

Einfach mal entspannt Urlaub machen, vom Firmenalltag abschalten und sich treiben lassen – für viele Unternehmer klingt das eher nach einem Wunschtraum als nach Realität. Mitarbeiter rufen wegen scheinbar unlösbarer Probleme an, Kunden schreiben ganz dringende E-Mails, die nicht warten können. An richtige Erholung ist nicht zu denken.

Ob Sie als Chef wirklich einmal Urlaub machen können, hängt davon ab, wie gut Sie Ihre Abwesenheit vorbereiten. In diesem Blogartikel erhalten Sie 5 Tipps für die Vorbereitung, damit der Betrieb auch ohne Sie weiterläuft.

1. Planen Sie Ihren Urlaub strategisch

Einfach mal spontan wegzufahren, ist für Unternehmer kaum möglich und nicht ratsam. Sie verbringen dann Ihren halben Urlaub doch wieder mit Arbeit. Wenn Sie einmal richtig abschalten wollen, sollten Sie Ihren Urlaub langfristig planen.

Wann sind gute Urlaubszeiten? Wann sind vielleicht auch die meisten Kunden im Urlaub? Wann sind viele Feiertage? Wann ist saisonbedingt in Ihrer Branche eh wenig los? Wenn Sie diese Dinge beachten, können Sie schon mal die Chance minimieren, dass Ihre Firma gerade während Ihrer Abwesenheit einen Ansturm erlebt.

Prüfen Sie auch die Urlaubszeiten von Mitarbeitern, vor allem die der Führungskräfte und möglicher Vertreter. Es ist natürlich nicht günstig, zur selben Zeit in den Urlaub zu fahren wie Ihre wichtigsten Leute.

Stimmen Sie Ihre Mitarbeiter schon langfristig auf Ihren Urlaub ein. Bei einem Teammeeting können Sie sich noch mal auf den aktuellen Stand der Projekte bringen lassen und wichtige Fragen der Mitarbeiter klären. Vielleicht werden noch Freigaben und Unterschriften von Ihnen benötigt. Eventuell müssen Sie selbst noch wichtige Dinge in die Wege leiten.

Ein ähnliches Meeting können Sie auch ein paar Tage nach Ihrem Urlaub einplanen, damit Sie schnell wieder auf den neuesten Stand kommen.

2. Organisieren Sie Ihre Vertretung

Kümmern Sie sich auch schon früh um Ihre Vertretung. Wer soll Sie bei welchen Aufgaben intern und nach außen vertreten? Fertigen Sie dafür als Erstes eine Liste mit allen großen und kleinen Aufgaben an, die während Ihrer Abwesenheit anfallen. Je detaillierter Sie sich darüber Gedanken machen, umso weniger Fragen tauchen bei Ihren Mitarbeitern auf, wenn Sie weg sind.

Überlegen Sie dann, wer welche Aufgaben übernehmen könnte. Dabei kommt es zum einen auf die Kompetenz, zum anderen aber auch auf die Arbeitsauslastung des Mitarbeiters an. Sprechen Sie rechtzeitig mit diesen Mitarbeitern. Bei Mitarbeitern, die bereits ausgelastet sind, sollten Sie überlegen, wie Sie sie entlasten können. Vielleicht können andere Mitarbeiter ein paar ihrer Aufgaben während Ihrer Urlaubszeit übernehmen. Oder Sie denken über Minijobber während der Ferienzeit nach.

Nichts ist schlimmer, als wenn der Chef die Mehrarbeit für die Daheimgebliebenen ignoriert. Halten Sie in einer Übersicht fest, wer für welche Aufgaben Ansprechpartner ist und lassen Sie diese Liste allen Mitarbeitern zukommen.

3. Benachrichtigen Sie wichtige Kunden und Geschäftspartner persönlich

Wichtige Kunden, Geschäftspartner und Dienstleister sollten nicht erst durch eine Abwesenheitsnotiz auf Ihren Urlaub aufmerksam werden. Es ist besser, vorab noch mal zu telefonieren und dabei kommende Termine abzusprechen und den jeweiligen Ansprechpartner in Ihrer Firma zu benennen.

Vielleicht müssen Sie auch noch Unterlagen an Ihren Steuerberater oder das Buchhaltungsbüro übermitteln, die während Ihrer Abwesenheit benötigt werden. Dabei können Sie noch einmal die wichtigsten Steuer-Termine überprüfen. So beugen Sie unerwünschten Anrufen in Ihrem Urlaub vor.

4. Klären Sie die Details mit Ihren Mitarbeitern

In den letzten Tagen vor Ihrem Urlaub sollten Sie den Mitarbeitern ihre jeweiligen Aufgabenlisten übergeben. So haben sie auch noch mal die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Alle Mitarbeiter sollten über die Zuständigkeiten Bescheid wissen, damit es nicht zu Unklarheiten und Missstimmung kommt, wenn Sie nicht da sind.

Kommunizieren Sie auch, ob und wie Sie in Ihrem Urlaub erreichbar sind. Haben Sie feste Zeiten, in denen Sie per Mail oder Telefon für Mitarbeiter erreichbar sind? Halten Sie die Regeln schriftlich fest, genau wie die Mailadresse oder Telefonnummer.

Vielleicht geben Sie auch nur einem Mitarbeiter Ihre Telefonnummer für Notfälle und sind ansonsten nicht erreichbar. Schließlich sind auch Chefs nicht unentbehrlich.

5. Richten Sie Abwesenheitsnotizen und Weiterleitungen ein

Eine der letzten Amtshandlungen ist, die Abwesenheitsnotiz einzurichten. Klären Sie darin, wann Sie wieder erreichbar sind, ob E-Mails weitergeleitet werden und wer für welche Fälle die Stellvertreter sind. Das sind die wesentlichen Informationen. Dass Sie im Urlaub sind und wo genau, interessiert eher weniger.

Vergessen Sie auch nicht, die Rufumleitung des Festnetz-Telefons zu Ihrem Stellvertreter einzustellen und eventuell das Firmenhandy zu übergeben. Lassen Sie Vertrauliches nicht einfach auf Ihrem Schreibtisch liegen, sondern schließen Sie es besser weg. Sichern Sie auch noch mal Ihre Daten durch ein Back-up, falls dies nicht regelmäßig automatisiert geschieht. So können Sie einfach beruhigter in den Urlaub fahren und müssen sich nicht über mögliche IT-Ausfälle Gedanken machen.

Wenn Sie diese 5 Tipps beachten, sind Sie bereit für den Urlaub und können Ihre freie Zeit auch als Chef mehr genießen. Wir wünschen Ihnen schon mal einen schönen Urlaub.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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