Wie Sie Ihre Buchhaltung digital organisieren

Von 22. Mai 2019Steuertipps

Welche internen und externen Voraussetzungen für die digitale Buchhaltung notwendig sind

„Digitale Buchhaltung“ – ein Schlagwort, das für viele Unternehmer erst einmal verlockend klingt. Kein Wunder, wenn Sie Ihre digitalen Belege nicht mehr ausdrucken und im Pendelordner zum Steuerberater bringen müssen, brauchen Sie weniger Papier und Platz für Schränke voller Aktenordner. Und Sie sparen Zeit für die aufwendige Ablage und den Weg zu Ihrem Buchhaltungsbüro.

Doch digitale Buchhaltung bedeutet nicht, nur einfach neue Software anzuschaffen und aus einem Papierbeleg eine Datei zu machen. Sie erfordert ein Umdenken in Ihrem Unternehmen und bei Ihrem Steuerberater. In diesem Blogartikel erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, wenn Sie Ihre Buchhaltung digital organisieren möchten.

Die richtige interne Einstellung zur Digitalisierung

Damit Sie die Chancen der Digitalisierung tatsächlich nutzen können, braucht es vor allem das richtige Mindset bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern. Das heißt, Sie und Ihr Team sollten positiv und offen gegenüber neuen Medien eingestellt sein und Veränderungsprozesse nicht scheuen. Ist diese Offenheit nicht vorhanden, bremst das die digitale Umstellung in Ihrem Unternehmen.

Dieser Prozess braucht Zeit. In der Umstellungsphase werden Routineaufgaben wieder länger dauern. Erst nach einer Phase des Lernens und Optimierens werden die positiven Effekte der Digitalisierung vollends zu spüren sein. Es ist also Geduld von Ihnen und Ihren Mitarbeitern gefragt. Bereiten Sie sich und Ihr Team gut darauf vor.

Digitale Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater

Wenn Sie Ihre Buchhaltung von einem Steuerberater oder einem Buchhaltungsbüro erledigen lassen, ist es wichtig, dass der externe Dienstleister ebenfalls digital arbeitet und beim Thema Digitalisierung auf dem aktuellen Stand ist. Ansonsten ist es an der Zeit, den Dienstleister zu wechseln, um nicht ausgebremst zu werden.

Statt digitale Belege auszudrucken und diese zusammen mit Papierbelegen abzuheften, scannen Sie die Papierbelege und sparen sich das Ausdrucken von digitalen Rechnungen. Gerade wenn Sie bereits sehr viele Belege auf digitalem Weg erhalten, wird sich diese Umstellung für Sie auszahlen.

Besprechen Sie Ihre derzeitige Arbeitsweise mit Ihrem Steuerberater: Wie schreiben Sie Rechnungen? Wie erhalten Sie Zahlungen? Wie ist das Zahlungsverhalten der Kunden? Wie archivieren Sie? Welche Programme setzen Sie bereits ein? So können Sie gemeinsam zahlreiche Ansätze für Ihre interne Prozessoptimierung und die gemeinsame Zusammenarbeit finden.

Grundregeln der digitalen Zusammenarbeit

Klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Buchhaltungsbüro folgende Aspekte:

  • Sicherer Belegaustausch: Wie werden die Belege geliefert? Kann der Steuerberater Ihnen eine Portallösung zur Verfügung stellen oder ist bei Ihnen eine Cloudlösung vorhanden? Welche Dateiformate braucht der Steuerberater für einen reibungslosen Ablauf?
  • Qualität der Daten: Welche Datenqualität wird benötigt? Wie kann die Lesbarkeit der digitalen Belege sichergestellt werden? Wer übernimmt das Scannen – Sie oder das Steuerbüro?
  • Kommunikation: Wie informieren Sie den Steuerberater, dass Sie alle relevanten Dokumente bereitgestellt haben? Wie informiert er Sie, dass die Buchhaltung und die Auswertungen fertiggestellt sind? Möglichkeiten wären zum Beispiel per E-Mail, Telefon oder WhatsApp.
  • Datensicherheit: Wie können Sie und Ihr Steuerbüro Ihre Daten vor dem Zugriff von Fremden schützen? Wer erhält welche Zugriffsrechte?

Änderung der GoBD erleichtern digitale Buchhaltung

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, gelten bereits seit Anfang 2015. Im Oktober 2018 änderte das Bundesfinanzministerium die GoBD, um die Regeln der Buchhaltung an die Digitalisierung anzupassen.

Für Unternehmer erleichtern diese Neuerungen die digitale Buchhaltung. Denn der neue GoBD-Entwurf umfasst nun auch Cloudsysteme. Das heißt, Sie können Ihre Belege in eine Cloud hochladen und sie so mit dem Steuerberater austauschen. Steuerlich relevante Daten in einer Cloud aufzubewahren, ist nun also rechtssicher.

Auch das Scannen der Belege mithilfe eines Smartphones ist erlaubt. Sie können ganz einfach Ihre Belege mit einer entsprechenden Smartphone-App scannen und an Ihren Steuerberater übermitteln. Egal, wo Sie sich gerade aufhalten. Einen Scanner müssen Sie sich nicht mehr unbedingt anschaffen. Das dürfte vor allem kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler freuen.

Um Ihre Buchhaltung digital zu organisieren, müssen Sie zum einen die internen Voraussetzungen schaffen. Dazu gehört, auch die Einstellung bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern zu überprüfen. Zum anderen ist es wichtig, mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten, der digital gut aufgestellt ist.

Wir bieten unseren Mandanten verschiedene Lösungen an, um Ihnen die Umstellung auf die digitale Buchhaltung zu erleichtern. Schreiben Sie uns gern eine Nachricht!

 

 

 

 

 

 

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