Wie Sie eine Rechnung richtig in Excel oder Word schreiben

Rechnungen gesetzeskonform erstellen und speichern nach GoBD

Eigentlich könnte es doch so einfach sein: Sie schreiben in einem Word- oder Excel-Dokument eine Rechnung, speichern diese auf Ihrem Rechner ab und verschicken sie dann per E-Mail oder per Post an Ihren Kunden.

So einfach ist es leider nicht. Was viele Unternehmer nicht wissen: Wenn Sie Ihre Rechnung auf diesem Weg erstellen und speichern, sind Sie rechtlich gesehen nicht auf der sicheren Seite. Denn bei Rechnungen, die in Word oder Excel geschrieben und nur im normalen Dateisystem des Computers abgelegt werden, handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Rechnungen gesetzeskonform in Word oder Excel erstellen.

Elektronische Rechnungsstellung – die gesetzlichen Grundlagen

Die Digitalisierung bringt in vielen Bereichen wesentliche Änderungen mit sich. So gibt es auch für die elektronische Buchführung seit November 2014 neue formale Anforderungen. Diese hat das Bundesfinanzministerium unter dem sperrigen Begriff „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – veröffentlicht.

Für die Rechnungsstellung ist vor allem der Grundsatz der Unveränderbarkeit relevant. Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung insoweit nicht verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr festzustellen ist. Veränderungen und Löschungen müssen protokolliert werden.

Sie müssen die digitalen Belege so archivieren, dass alle Informationen, die Sie im Laufe der Bearbeitung einfügen, nur mit einer Kennzeichnung überschrieben werden können.

Wenn Sie sich also angewöhnt haben, Ihre digitalen Rechnungen einfach nur in Ihrem normalen Dateisystem abzulegen, müssen Sie umdenken. Denn im Dateimanager, etwa bei Windows, können Sie eine unveränderbare Archivierung nicht sicherstellen. Selbst wenn Sie einen Datumsstempel anbringen, kommen Sie zwar der Historisierung sehr nahe, die Historisierungsdatei an sich wäre aber wieder veränderbar.

3 Möglichkeiten, Rechnungen gesetzeskonform zu erstellen

Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie Ihre Rechnungen rechtlich unbedenklich erstellen und verwalten können. Für welche Variante Sie sich entscheiden, hängt unter anderem von der Größe Ihres Unternehmens, der Anzahl der Kunden und der Komplexität der Rechnungen ab.

1. Fakturierungssoftware

 Wenn Sie nach einer umfassenden Lösung suchen, weil Sie etwa auch die Buchhaltung selbst erledigen, sind Fakturierungsprogramme eine gute Möglichkeit. Oftmals werden bei dieser Art von Software die Rechnungen nicht nur geprüft und verarbeitet, sondern der Rechnungsvorgang wird gleich auf die passenden Buchhaltungskonten gebucht. Außerdem können Sie damit auch Aufträge und Angebote erstellen sowie Mahnungen schreiben.

Es gibt zahlreiche Programme, die Sie auf Ihrem Server betreiben können, aber auch viele Cloud-Lösungen. Die Faktura-Software sollte sich dabei generell an Art und Umfang der Rechnungen orientieren, die Sie bearbeiten. Auch für Kleinunternehmen gibt es bereits einfache Fakturierungsprogramme mit weniger Funktionen.

2. GoBD-konformes Dokumenten-Management-System

Möchten Sie Ihre Rechnungen weiterhin in Word oder Excel erstellen, müssen Sie die digitalen Belege zwingend in einem sicheren Dokumenten-Management-System (DMS) ablegen, das Unveränderbarkeit und Historisierung garantiert. Auch hier können Sie das System in Ihrer Hard- und Software implementieren oder auch eine Cloud-Lösung wählen. Das legen die GoBD nicht fest.

 Falls Sie bereits ein DMS verwenden, das Sie vor 2014 erworben haben, prüfen Sie nach, ob es aktualisiert wurde und den neuen GoBD-Standards entspricht.

 Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie mit einem DMS Ihre Dokumente einfacher durchsuchen und schneller finden können.

3. Papierrechnungen ohne elektronische Archivierung

Wenn Sie die ersten beiden Varianten nicht wählen, haben Sie noch die Möglichkeit, die Word- oder Excel-Rechnungen für sich auszudrucken, die Papierrechnungen zu archivieren und die noch vorhandenen elektronischen Dateien zu löschen.

In diesem Fall dürfen Sie die Rechnungen nicht digital aufbewahren. Wird eine Word- oder Excel-Rechnung als solche in einem „File-System“ gespeichert, gilt sie als elektronisches Dokument, das unveränderbar abgespeichert werden muss. Die weitere Verfahrensweise, also ob Sie sie per Post oder E-Mail versenden, spielt dann keine Rolle mehr.

Wir empfehlen diese Variante allerdings nicht, da Sie dadurch keine weitere Sicherung Ihrer Rechnungen haben. Je nach Größe Ihres Unternehmens raten wir Ihnen dazu, sich ein gutes Fakturierungsprogramm zu kaufen oder Ihre Word- und Excel-Rechnungen in einem GoBD-konformen Dokumenten-Management-System abzuspeichern.

 

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