Wie Sie sich auf eine Betriebsprüfung gut vorbereiten

Die wichtigsten Sofortmaßnahmen zur Vorbereitung

Jeden Selbstständigen, Freiberufler und Unternehmer kann sie theoretisch treffen: die Betriebsprüfung. Rein statistisch betrachtet ist die Wahrscheinlichkeit eher gering: Ein Kleinbetrieb wird nur alle 31 Jahre, ein mittlerer Betrieb alle 16 Jahre und ein Großbetrieb alle 4,7 Jahre vom Finanzamt kontrolliert.

Es gibt keinen festen Rhythmus und keine Zufallsstichproben. Entscheidend sind eine erste interne Prüfung und konkrete Gründe. Wenn sich das Finanzamt zur Steuerprüfung ankündigt, reagieren viele Unternehmer deshalb erst einmal nervös. Schließlich gibt es Angenehmeres, als dem Steuerprüfer umfangreiche Einblicke in das eigene Unternehmen zu geben.

In diesem Beitrag haben wir Ihnen die wichtigsten Sofortmaßnahmen zusammengefasst, mit denen Sie sich gut auf eine bevorstehende Betriebsprüfung vorbereiten können.

1. Prüfen Sie die Prüfungsanordnung

Wenn Sie die Prüfungsanordnung von Ihrem Finanzamt erhalten, prüfen Sie zunächst die Angaben: Sie sollten darin über den Prüfungstermin informiert werden, genauso wie über den Namen des Prüfers, den Prüfungsort und den Prüfungszeitraum.

Kleine und mittlere Unternehmen haben meistens noch zwei Wochen Zeit bis zum Prüfungstermin, Großunternehmen etwa vier Wochen. Eine Steuerprüfung kann mehrere Tage und sogar Wochen dauern, je nachdem wie umfangreich die zu prüfenden Unterlagen sind.

Falls Sie zum angegebenen Termin krank oder im Urlaub sind beziehungsweise wichtige zeitgebundene Arbeiten erledigen müssen, können Sie auch eine Verschiebung des Termins beantragen. Wichtig ist, dass Sie einen guten Grund haben. Sonst hat der Prüfer eventuell von Anfang an Vorbehalte.

Der Prüfungszeitraum bezieht sich auf die ausgewählten Jahre, meist werden die letzten drei Jahre überprüft. Normalerweise kommt der Prüfer zu den regulären Bürozeiten in die Geschäftsräume des Unternehmens. Eine Verlegung in andere Räume ist eher selten.

2. Kontaktieren Sie Ihren Steuerberater

Wenn Sie einen Steuerberater haben, müssen Sie die Betriebsprüfung nicht alleine meistern. Kontaktieren Sie also umgehend Ihren Steuerberater, falls Sie einen Prüfungstermin erhalten haben. Er kann Sie bei den Vorbereitungen unterstützen und auch während der Betriebsprüfung begleiten. Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob er eine digitale Prüfungssimulation durchführen kann. So wissen Sie genau, was auf Sie zukommt und wie Sie sich am besten verhalten.

Gerade bei der wichtigen Schlussbesprechung, bei der die Ergebnisse der Prüfung besprochen und Kompromisse ausgehandelt werden, ist es gut, mit dem Steuerberater vorher eine Verhandlungstaktik zu erarbeiten.

3. Bereiten Sie die relevanten Unterlagen vor

Stellen Sie alle relevanten Unterlagen, die den Prüfungszeitraum betreffen, zusammen. Dazu gehören:

  • Jahresabschlüsse
  • Sach- und Personenkonten
  • Lohnkonten
  • Fahrtenbücher
  • Kassenbücher
  • Inventuren
  • Saldenlisten
  • Urkunden
  • Versicherungen
  • Verträge 

Der Prüfer kann auch Ihr EDV-System nach steuerlich relevanten Daten durchsuchen. Stellen Sie also sicher, dass Ihr System „aufgeräumt“ ist und der Prüfer schnell alle wichtigen Daten findet. So vermeiden Sie auch, dass ihm unerwünschte Dateien ins Auge fallen. Sensible Daten von Kunden und Mitarbeitern können Sie mit einem Passwort sichern.

Prüfen Sie vor allem die Jahresabschlüsse des Prüfungszeitraums auf Besonderheiten, zum Beispiel auf außergewöhnliche Vorgänge wie Anlageverkäufe und Sonderabschreibungen. Kontrollieren Sie auch, ob alle Kauf-, Miet-, Darlehens- und Anstellungsverträge vorliegen und diese steuerlich einwandfrei sind. Falls bei Ihnen bereits eine Steuerprüfung stattgefunden hat, schauen Sie sich noch einmal genau die damaligen Prüfungsfeststellungen an.

Größere Anschaffungen wie Geräte oder Kunstwerke, die Sie im Prüfungszeitraum geltend gemacht haben, sollten auch in Ihren Geschäftsräumen vorzufinden sein, wenn der Prüfer kommt.

4. Instruieren Sie Ihre Mitarbeiter

Auch für Ihre Mitarbeiter ist eine Betriebsprüfung keine alltägliche Situation. Dementsprechend sollten sie darauf vorbereitet werden. Legen Sie fest, wer dem Prüfer als Ansprechpartner zur Verfügung stehen soll. Das sind zunächst natürlich Sie selbst, Ihr Steuerberater und eventuell der Buchhalter.

Alle anderen Angestellten sollten dem Prüfer keine Auskünfte erteilen. Unbedachte Äußerungen kann der Finanzbeamte zum Anlass nehmen, um weitere Fragen zu stellen und Sachverhalte zu prüfen. Sie sollten auch keine Unterlagen offen liegen lassen.

Wenn es um schwierige Fragen geht, bitten Sie um Bedenkzeit und beraten Sie sich mit Ihrem Steuerberater. Welche Informationen Sie preisgeben, sollte gut überlegt sein.

Wenn Ihnen eine Betriebsprüfung ins Haus steht, gilt es, nicht in Panik zu verfallen. Sie können einiges tun, um den Termin vorzubereiten. Lassen Sie sich dabei von einem erfahrenen Steuerberater begleiten.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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