- Wer benötigt eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?
- Warum ist eine Verfahrensdokumentation nach GoBD notwendig?
- Welche Inhalte gehören in eine Verfahrensdokumentation nach GoBD?
- Welche Rechtsfolgen ergeben sich aus einer fehlenden oder unvollständigen Verfahrensdokumentation nach GoBD?
- Wie unterstützen wir Sie bei der Erstellung?
1. Wer eine Verfahrensdokumentation benötigt
Eine Verfahrensdokumentation ist aufgrund der GoBD verpflichtend.
- Um die Randziffer 85 GoBD geforderte Belegsicherung der Grundbuchaufzeichnungen einzuhalten, benötigt jedes Unternehmen die Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage.
- Bargeldintensive Unternehmen bedingen die Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung.
- Damit Sie Belege ersetzend scannen und vernichten können, erfordert es die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen und ein revisionssicheres Archiv.
2. Warum eine Verfahrensdokumentation notwendig ist
Belege müssen sicher und geordnet abgelegt werden (GoBD) – unabhängig davon, ob sie auf Papier oder in digitaler Form im Unternehmen vorliegen. Im Vordergrund stehen dabei die Datensicherheit und vor allem die Unveränderlichkeit der Daten. Dabei gibt es keine Vorschrift, welche Datenverarbeitungssysteme oder welche Hard- und Software in Unternehmen einzusetzen sind. Die Finanzverwaltung verlangt jedoch die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des eingesetzten Verfahrens.
3. Inhalte einer Verfahrensdokumentation
a. Anforderungen
- Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV-Verfahrens müssen enthalten sein.
- Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, schlüssig und verständlich sein.
- Verfahren und Verfahrensdokumentation müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist einander entsprechen, d. h. die Verfahrensdokumentation muss ggf. angepasst und historisiert werden.
b. Eine Verfahrensdokumentation besteht üblicherweise aus folgenden Teilen:
- Allgemeine Beschreibung
- Anwenderdokumentation
- Technische Systemdokumentation
- Betriebsdokumentation
4. Rechtsfolgen einer fehlenden oder unvollständigen Verfahrensdokumentation
Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann (Rz. 155 GoBD).
D.h., dass das Fehlen einer Verfahrensdokumentation grundsätzlich immer einen formellen Mangel darstellt.
Kommen weitere kleine formelle Mängel in der Buchführung dazu oder ist der Prozess nicht nachvollziehbar, wird die Finanzverwaltung einen Unsicherheitszuschlag verlangen oder gegebenenfalls sogar die Buchführung verwerfen.
5. So unterstützen wir Sie bei der Erstellung
- Erstberatung mit Identifizierung der notwendigen Verfahrensdokumentationen
- Ersteinrichtung der individuellen Verfahrensdokumentation
- Erstellung von Einweisungsprotokollen für die beteiligten Personen am Prozess
- Erstellung von Vorlagen zur unterjährigen Dokumentation der Veränderungen
- Jährliche Überprüfungen der Verfahrensdokumentation mit Aktualisierung
- Erstellung eines Überprüfungsberichts als Nachweis für die Finanzverwaltung
- Anpassung der Verfahrensdokumentation auf den Stand nach der Überprüfung
Anlage: Muster einer Verfahrensdokumentation
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